Las 10 claves de la VoIP para mejorar la eficiencia de la empresa
1. ¿Qué significan las siglas VoIP (voz sobre IP) y cómo funciona?
VOIP es un acrónimo de Voice Over Internet Protocol, voz que funciona en protocolo de comunicación de Internet.
La voz, que es una señal analógica de ondas electromagnéticas, es transmitida y procesada por dispositivos y software en paquetes de datos digitales a través de Internet.
2. ¿Qué diferencia hay entre la telefonía sobre IP y la VoIP (voz sobre IP)?
Es muy importante diferenciar entre Voz sobre IP (VoIP) y Telefonía sobre IP.
- VoIP es el conjunto de normas, dispositivos, protocolos, en definitiva la tecnología que permite comunicar voz sobre el protocolo IP.
- Telefonía sobre IP es el servicio telefónico disponible al público, por tanto con numeración E.164, realizado con tecnología de VoIP.
3. ¿Qué ventajas tiene la VoIP respecto a la tecnología analógica tradicional?
- Se puede transmitir más de una llamada sobre la misma línea telefónica. De esta manera, la transmisión de voz sobre IP hace más fácil el proceso de aumentar líneas telefónicas cuando llegan nuevos empleados a la empresa.
- Funcionalidades que normalmente son facturadas con cargo extra por las compañías de teléfonos como: identificación de la persona que llama, transferencia de llamadas o remarcado automático, son fáciles de implementar con la tecnología de voz sobre IP.
- Las comunicaciones unificadas son posibles con la tecnología de voz sobre IP, ya que permite la integración de otros servicios disponibles en la red de internet como son video, mensajes instantáneos, etc.
4. Razones para pasarse a la VoIP en la empresa
Bajo coste
Reducción en inversiones en equipamiento, en costes operativos y mantenimiento, por simplificación de infraestructuras en una única red de voz y lo más significativo: los consumos de voz son menores y predecibles.
La telefonía IP aprovecha las conexiones de datos que existen entre las distintas sucursales, ya sean conexiones normales a Internet o Redes Privadas Virtuales. Al tratar la voz como datos, las llamadas entre las distintas sucursales se realizarían utilizando estas conexiones. De esta forma las empresas pueden evitar los costes de facturación y las cuotas de abono mensuales de las líneas de voz que conectan las sucursales.
Flexibilidad
La tecnología VoIP permite a los terminales telefónicos conectarse directamente a Internet sin necesidad de pasar por la red telefónica. Por esta razón es mucho más fácil realizar cambios en la red de teléfonos de la empresa. Conexión típica:
Teléfono VoIP — Ethernet — Router — Internet — Router — Ethernet — Teléfono VoIP
Movilidad
La telefonía IP facilita la movilidad de los trabajadores dentro y fuera de la empresa.
Si un trabajador tiene que trasladarse de despacho, o de sucursal, llevarse su extensión a su nueva posición requerirá un mínimo cambio en la configuración, y en la mayoría de casos lo podrá realizar el propio usuario.
Además, los trabajadores que tienen que desplazarse frecuentemente, como pueden ser los comerciales, podrán disponer de su extensión en cualquier parte del mundo siempre que tengan una conexión a Internet, pudiendo hacer y realizar llamadas utilizando un teléfono software.
5. Aplicaciones
Optimiza la comunicación entre sedes y mejora la gestión de toda su red privada de voz.
- Transferencias y desvíos de llamadas.
- Llamada en espera.
- Música en espera.
- Gestión activa de duración de llamada.
- Grupos de llamadas.
- Infinidad de aplicaciones IVR.
- Definición dinámica de grupos de captura.
- Buzón de voz por extensión.
- Operadora única entre sedes.
- Plan de numeración privado.
- Estadísticas avanzadas.
- Monitorización de llamadas on-line.
6. Elementos tecnológicos. ¿Qué necesito para instalar VoIP en la empresa?
- Instalar la red de datos (red local)
Cualquier empresa, en la mayoría de los casos, ya dispone de una red de datos para conectar sus ordenadores y servidores, o si es una nueva sucursal es un gasto que ya está planificado. Esa misma red de datos será la que se utilice para el sistema de telefonía IP. La apuesta es la integración de datos y voz.
- Configurar la centralita IP
La centralita IP se instalará como parte integrante de la red de datos, Numintec es de las pocas operadoras del mercado español que ofrece Centralitas IP basadas en tecnología Cloud Computing. Se configura mediante una interfaz web accesible desde cualquier ordenador de la empresa. Esta configuración es simple e intuitiva de forma que las tareas de mantenimiento típicas como la agregación de usuarios o el cambio de extensiones las podrá hacer el usuario directamente, sin necesidad de un equipo técnico especializado.
- ¿Qué son los teléfonos SIP, o teléfonos VoIP
- Los teléfonos SIP, también llamados teléfonos VoIP o teléfonos basados en software (softphones). Éstos son teléfonos que permiten hacer llamadas utilizando tecnología VoIP (voice over internet protocol) o de voz sobre internet.
- Permite al usuario hacer llamadas a cualquier otro softphone, teléfono móvil ó estandar por medio de la tecnología de voz sobre IP (VoIP). De esta manera, la voz es transmitida sobre la red de internet, en lugar del sistema tradicional PSTN.
- Hay dos tipos de teléfonos SIP. El primer tipo es el teléfono SIP basado en hardware, el cual es similar a un teléfono tradicional pero el cual pude hacer y recibir llamadas utilizando Internet en vez del sistema PSTN tradicional.
- Los teléfonos SIP pueden también estar basados en software. Esto permite que cualquier computador pueda ser utilizado como teléfono, usando un auricular con micrófono y una tarjeta de sonido. Se requiere también de una conexión de banda ancha a un proveedor VOIP, o a un Servidor SIP
- Algunas de las funciones más comunes de un teléfono VoIP son: identificación de la persona que llama, transferencia de llamadas, parada de llamadas (“call park”) y poner llamadas en espera.
- El acrónomo SIP “Session Initiation Protocol” significa Protocolo de iniciación de sesión, es un protocolo de señalización de telefonía IP utilizado para establecer, modificar y terminar llamadas VOIP
7. ¿Todos los proveedores de VoIP ofrecen lo mismo?
No, los elementos que utilizan las distintas empresas que ofrecen servicios de telefonía IP son distintos. La mayoría necesitan también instalaciones físicas, como el caso de las centralitas IP, con características similares a las centralitas telefónicas tradicionales. Numintec es la única empresa operadora en el mercado español que ofrece todos los elementos de gestión de la VoIP en tecnología Cloud Computing.
8. Productos y soluciones
InvoxCONTACT. Es una solución Contact Center distribuido que permite la gestión de servicios de comunicaciones entrantes y salientes. Trata de manera integrada los diferentes canales y herramientas de: voz, e-mail, mensajería instantánea, fax, chat, etc., con una gestión de manera inteligente de todos los tipos de servicios de contacto con el cliente. + info.
InvoxIVR. Es un servicio que permite proporcionar aplicaciones avanzadas de IVR para la configuración y administración de llamadas entrantes a los números de teléfono. + info
InvoxPBX. Es un servicio de centralita virtual que permite a nuestros clientes disponer de una centralita de altas prestaciones a través de una pequeña cuota mensual. Sin costes de inversiones, pagando únicamente por el servicio que se obtiene. Permite homogeneizar todos y cada uno de los lugares de trabajo de toda la compañía, independientemente de la ubicación de ésta, optimizando la comunicación entre las sedes y mejorando la gestión de toda la red privada de voz. + info
InvoxCONFERENCE . Esta herramienta permite tener un número de participantes ilimitado en cualquier parte del mundo compartiendo una audioconferencia instantaneamente. + info
Red Inteligente. Es un servicio que permite actuar sobre aspectos como el enrutamiento de llamada, tarificación, etc. +info
9. ¿Qué hay más allá de Skype o la telefonía a través de ordenadores?
Las posibilidades que ofrece la VoIP para empresas van mucho más allá de las aplicaciones de Voz IP populares gratuitas sobre PC. La realidad de la empresa implica la llamada a teléfonos de voz, móviles, control total de comunicaciones entrantes y salientes. Y sobre todo la relación de todos los consumos y datos generados en las comunicaciones con otros datos de gestión de la empresa.
10. Tecnología preparada para el crecimiento
Una empresa no debe apostar por soluciones que pudieran suponer problemas a un futuro crecimiento. La telefonía IP ofrece arquitecturas flexibles y escalables que facilitarán futuros crecimientos y expansiones de la empresa:
– Procedimientos simplificados de soporte y configuración
– Fácil expansión a nuevas sucursales y nuevos usuarios
– Rápida instalación de nuevos servicios
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17-10-11. Joaquim Roqué. Numintec