Cómo conectar tu centralita con Microsoft Teams – paso a paso
¿Llegó el momento de integrar tu telefonía con Teams? Es más fácil y rápido de lo que piensas. En esta guía te explicaremos todo lo que necesitas para empezar a emitir y recibir llamadas directamente en Teams. También te daremos algunos consejos inteligentes para que la implementación se realice sin problemas en toda la organización.
1. Asegúrate de tener las licencias correctas
El primer paso es asegurar que tienes las licencias apropiadas de Microsoft 365 que sean compatibles con telefonía y centralitas cloud (ya sea E1, E3 o E5). Con las licencias E1 o E3, también necesitarás el complemento propio de Microsoft para la telefonía, Microsoft Phone System, para que todo funcione.
También puedes hacerlo con Microsoft 365 Business, con las versiones Basic, Standard o Premium. Para estas licencias, necesitas el complemento Microsoft 365 Business Voice.
Para poder conectar tu centralita a Teams, necesitarás contar con una solución de telefonía basada en cloud. De lo contrario, la integración no funcionará. La mayoría de los operadores más conocidos han desarrollado su propia solución de centralita compatible con Microsoft 365. Por ejemplo, puedes integrar la solución de Numintec con Teams de manera nativa, sin necesidad de hacer ajustes o configuraciones.
2. Prepara tu negocio para la adopción
Hoy en día, una solución de telefonía no es solo un proyecto de IT, sino algo que toda la organización necesita y en lo que deben participar todos. Es necesario involucrar a tus compañeros desde el principio para que la implementación sea lo más fluida posible.
Asegúrate de trabajar cerca de los usuarios incluso después de la implementación, y ayúdalos y provee soporte. Una aplicación de telefonía moderna como Teams suele aportar una manera sencilla e intuitiva de trabajar. Al mismo tiempo, como herramienta de colaboración, puede ser compleja y tener miles de posibilidades. Por eso no basta con una formación de media hora, sino que es imprescindible seguir desarrollando y mejorando tus métodos para sacar el máximo partido al sistema.
3. Deja que IT y tu proveedor se encarguen de la configuración técnica
El rol del departamento de IT en la integración es simple: todo lo que necesitan hacer es configurar los usuarios en Microsoft. Tu proveedor te dará los números de todos los empleados. A continuación, solo tienes que conectar los números a los usuarios en el portal de Microsoft 365.
El proveedor de telefonía conectará la solución a la nube a través de direct routing. Cuando la configuración esté hecha y todos tus números -tanto fijos como móviles- estén configurados en Microsoft, los empleados podrán empezar a hacer y transferir llamadas directamente en Teams.
4. Cada usuario configura su perfil personal
En Teams, cada usuario debe personalizar la configuración de uso de su teléfono. Cuando tu sistema de telefonía está conectado a Microsoft, hay un número infinito de maneras de atender llamadas, y se requiere de una estructura para gestionarlo eficientemente. Por ejemplo, se puede decidir que una llamada vaya tanto al ordenador como al teléfono, o que llame durante 30 segundos al ordenador y luego al teléfono.
Aquí, la empresa debe establecer reglas y directrices para hacerlo más fácil para a todos. De esta manera, todos los usuarios de un departamento deberían tener las mismas rutinas.
5. Utiliza los equipos adecuados
Aparte de que cada usuario tenga la configuración correcta en Teams, es igualmente importante que también tenga el hardware adecuado para gestionar sus llamadas de forma eficaz. Los usuarios que necesiten un teléfono móvil para su trabajo deben conseguir uno, por supuesto, y todos los que atiendan las llamadas en su ordenador necesitan unos auriculares decentes.
Algunas empresas necesitan soluciones de conferencia más avanzadas con cámaras web, altavoces, micrófonos y pantallas para salas de reuniones. Microsoft ha desarrollado el sistema de salas de Teams (Teams Rooms System) con soluciones llave en mano que se integran perfectamente con el software. Tendrás la plataforma más competente del mundo, así que asegúrate de que el equipo está a la altura.
6. ¡Mantente actualizado!
Teams se actualiza constantemente con nuevas e interesantes características. Pero quién es el primero en recibirlas es completamente aleatorio. La cuestión es que Microsoft no lanzará todo a la vez para todo el mundo; en cambio, tu empresa puede ser una de las primeras en probar algo nuevo. Pueden ser características tanto importantes como menores, desde la posibilidad de cambiar el fondo en una reunión de vídeo hasta subtítulos directos en una llamada en curso.
Por eso es fundamental estar al día y atento a las novedades cuando aparecen en Teams. También es importante recomendar cómo deben utilizarse las nuevas funciones para obtener el mejor resultado. Algunas de ellas pueden ser de gran valor, tanto para la colaboración interna como para la comunicación con los clientes.