Centralita PBX vs. UCaaS, ¿Cuál es mejor?

Para el buen funcionamiento de cualquier negocio, una tecnología de comunicación efectiva es crucial. Con ella, se garantiza que los empleados puedan colaborar y conectarse de forma eficaz, así como proporcionar a las empresas un conducto para llegar a clientes y convertirlos. Pero entonces, ¿Qué es una PBX? ¿Qué es UCaaS? ¿Cuál es mejor?

Hoy en día existen diferentes formas de implementar sistemas de comunicación en las organizaciones y, probablemente, aunque no seas el encargado de adquirir la tecnología de tu empresa, estés familiarizado con los términos UCaaS y PBX.

No obstante, existen muchos profesionales que no están seguros de cuáles son las diferencias entre PBX y UCaaS y, por lo tanto, son incapaces de decidir cuál es mejor para su empresa.

Por ello, desde Numintec vamos a profundizar más para que sepas cuál es mejor, ¿PBX o UCaaS?

¿Qué es una centralita?

Dentro del panorama de la comunicación, PBX significa “Private Branch Exchange”. Antes de la aparición de las aplicaciones modernas de colaboración, casi todo tipo de comunicaciones tenían lugar por medio de un sistema telefónico desde la oficina, conocido como PBX.

Entonces, qué es PBX. Pues bien, la PBX es un sistema telefónico de carácter analógico tradicional que se usa para mantener conectados todos los escritorios de una oficina.

PBX de una empresa está conectada a la red telefónica de un proveedor de servicios. A este proveedor se le conoce como “POTS” y a la red pública de telefonía como “PSTN”.

Por medio de extensiones, las PBX pueden derivar llamadas desde una oficina a teléfonos personales específicos.

¿Qué tipos de PBX existen hoy en día?

A día de hoy, existen varios tipos de PBX, tales como:

  • PBX analógica: Los sistemas PBX analógicos han sido la solución telefónica “tradicional” para las empresas. Estos sistemas vinculan la PSTN con el entorno empresarial, permitiendo llamadas de voz, tanto salientes como entrantes.
  • La mayoría de soluciones PBX analógicas no tienen posibilidades avanzadas de llamadas y marcación, por lo que se requiere que los empleados se encuentren en la oficina para poder llamar.
  • Soluciones IP-PBX: A medida que el mundo iba creciendo digitalmente, los proveedores y las empresas comenzaron a implementar sistemas PBX que pudiesen funcionar en sus redes de datos. Esto dio lugar a que las empresas tuviesen la posibilidad de conectar sus sistemas telefónicos por medio de internet y admitir el trabajo remoto.
  • PBX alojada o “en la nube”: ¿Qué es una PBX alojada o “cloud”? Es una solución basada en la nube, es decir, que los recursos de la centralita están fuera de la oficina y son gestionados por el proveedor. Esto da lugar a la eliminación de muchos de los requisitos de mantenimiento y capacitación de una PBX tradicional. Todos los proveedores de PBX en la nube gestionan todos los requerimientos de hardware, mantenimiento, actualización, seguridad y software.

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¿Qué es UCaaS?

También conocido como “Comunicaciones unificadas como servicio”, UCaaS es una tecnología basada en la nube que une diversas herramientas de comunicación en una misma plataforma digital integral.

Gracias a la tecnología UCaaS, las empresas pueden integrar datos, textos, voz y diversos canales de comunicación en una misma herramienta.

Asimismo, la infraestructura de la tecnología UCaaS es mantenida y operada, por el proveedor, y puede proporcionar funciones como portales webs de autoservicio para la gestión de herramientas, el acceso a datos de rendimiento y uso, e integraciones con los sistemas de las empresas.

En los últimos años, la tecnología UCaaS se está volviendo cada vez más popular, puesto que las empresas buscan la manera de desbloquear soluciones más flexibles y ágiles para la comunicación en comparación con los sistemas anteriores.

Esto se debe a que las soluciones UCaaS admiten de todo, desde sistema de mensajería unificada hasta sistemas de telefonía empresarial, tecnología de reuniones, capacidades de movilidad, entre otros.

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De este modo, a medida que esta solución de comunicación se vuelve más atractiva para las organizaciones, la tecnología de los proveedores va evolucionando. Hoy en día, las empresas han agregado nuevos componentes a los sistemas UCaaS, incluyendo:

  • Herramientas de colaboración en equipo
  • Asistentes virtuales
  • Omnicanalidad
  • Integraciones
  • Generación de informes

Incluso, algunas soluciones UCaaS pueden proporcionar integraciones con otras ofertas de “aaS” como, por ejemplo, la posibilidad de conectar la tecnología UCaaS con capacidades CCaaS (Centro de Contacto como Servicio) y CPaaS (Plataformas de Comunicación como Servicio).

¿Cuáles son los beneficios de la tecnología UCaaS?

Uno de los principales beneficios de la tecnología UCaaS es que ofrece una flexibilidad infinita y una reducción de los costes en el área de la comunicación. Muchas de las empresas líderes del mercado actual consideran a la tecnología UCaaS como el “próximo paso” en la tecnología de comunicación.

Gracias a las plataformas UCaaS, las organizaciones pueden desbloquear una funcionalidad prácticamente ilimitada, sobre todo cuando los proveedores proporcionan integraciones y accesos API.

Asimismo, si quieres integrar un sistema UCaaS en tu empresa, debes saber que son inherentemente confiables, es decir, una PBX física sufriese algún fallo por motivos como un corte eléctrico, por ejemplo, todo el sistema telefónico de tu negocio dejaría de funcionar.

No obstante, si posees un sistema UCaaS, su naturaleza permiten que las empresas puedan seguir funcionando pase lo que pase, gracias a su entorno de nube flexible.

Otra gran ventaja de este tipo de tecnología es su formato escalable. El sistema UCaaS brinda a las empresas la posibilidad de añadir usuarios y funciones a su sistema con un esfuerzo mínimo y a un coste reducido.

Cualquier organización puede configurar de forma inmediata un nuevo grupo o usuario dentro de su sistema UCaaS empleando un portal remoto que esté basado en la nube. Además, independientemente de donde se encuentra, todos pueden tener acceso a la plataforma UCaaS.

En definitiva, la tecnología UCaaS permite a los líderes empresariales actuales desbloquear todos los beneficios que ofrecen tanto el trabajo híbrido como el remoto.

Cuál es mejor, ¿PBX o UCaaS?

Ahora que ya sabes qué es PBX, qué es UCaaS y cuáles son las diferencias entre PBX y UCaaS, es el momento de conocer cuál puede ser la mejor opción para tu empresa.

Por un lado, la tecnología PBX es ampliamente considerada como una solución más tradicional en el área de la comunicación. No obstante, aunque los distintos tipos de centralita sigue evolucionando y transformándose, su flexibilidad puede llegar a ser extremadamente limitada para las empresas.

Por lo que, si tu empresa está buscando renovar su sistema de telefonía, lo más aconsejable es la tecnología UCaaS, ya que este sistema ofrece beneficios mucho mayores que PBX.

Es la manera más sencilla para que las organizaciones conecten todos sus sistemas y servicios de comunicación en una misma plataforma e impulsen, de ese modo, la productividad sin necesidad de costes muy elevados.

¿Por qué es importante contar con una solución de comunicaciones empresariales eficiente?

Contar con una solución de comunicaciones empresariales eficiente es fundamental para el éxito de cualquier empresa. En un mundo cada vez más conectado, las organizaciones necesitan soluciones de comunicaciones que les permitan mantenerse conectadas con sus clientes, proveedores y empleados de manera efectiva.

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A continuación, te contamos algunas de las razones por las que es importante contar con una solución de comunicaciones empresariales:

  • Mejora de la productividad al permitir a los empleados comunicarse de manera más rápida y eficiente. Una solución de comunicaciones moderna, como UCaaS, ofrece herramientas de colaboración en tiempo real, como mensajería instantánea, llamadas de voz y video, y compartir pantalla, lo que puede mejorar la colaboración y la productividad en el lugar de trabajo.
  • Reducción de costes al ofrecer una solución “todo en uno” que elimina la necesidad de mantener varias soluciones de comunicaciones separadas. UCaaS, por ejemplo, puede ofrecer a las empresas una solución completa de comunicaciones unificadas combinando fijos, móviles y ordenadores, lo que puede reducir los costes de hardware y mantenimiento.
  • Aumento de la flexibilidad, ya que se permite a las empresas acceder a las herramientas de comunicación y colaboración desde cualquier lugar y en cualquier momento. Las soluciones de comunicaciones basadas en la nube, como UCaaS, se pueden acceder desde cualquier dispositivo con una conexión a Internet, lo que puede mejorar la movilidad y flexibilidad de los empleados.

Numintec, la mejor solución de comunicaciones para tu empresa

Si estás buscando una solución de comunicaciones eficiente, segura y escalable debes tener en cuenta los principales proveedores del sector. Nuestra solución UCaaS es una de las más completas y avanzadas del mercado, ofreciendo una amplia variedad de herramientas de comunicación y colaboración en tiempo real que pueden ser personalizadas según las necesidades específicas de tu empresa.

Al elegir nuestro producto, tu empresa también se beneficiará de una solución escalable que se adapta a las necesidades cambiantes de tu empresa. Nuestros servicios son completamente flexibles y permiten agregar o eliminar usuarios y servicios según sea necesario, sin permanencias, lo que puede suponer un importante ahorro de costes para tu empresa.

Además, contamos con un equipo de soporte técnico altamente capacitado que está disponible para ayudar a nuestros clientes, sea cual sea el momento. Con Numintec, tu empresa tendrá siempre la mejor experiencia en sistemas de comunicación, sin importar el tamaño o el área en la que opere.

Contáctanos para recibir más información sobre qué es UCaaS y que ventajas puede ofrecer a tu negocio nuestro producto. Estaremos encantados de ayudarte y asesorarte en todo lo que necesites.

Responsables de atención al cliente: cómo prepararse para las vacaciones

Durante las fiestas navideñas, las solicitudes de atención al cliente suelen aumentar, y mucho. Una solución lógica al problema es añadir personas al equipo de atención al cliente, pero hay más medidas que tomar para asegurarse de estar preparado para la intensa y alegre temporada que se avecina.

¿Qué significa el fin de año para el servicio de atención al cliente?

Cuando preparas a tu equipo para el verano suele ser un poco diferente, y puede que sólo necesites una revisión rápida antes de las vacaciones para ponerte en marcha. Pero cuando el espíritu navideño empieza a sentirse en el aire, suele empezar a aumentar la presión sobre el equipo de atención al cliente. Para ayudarles, hay que planificar con antelación para estar listos ante el aumento de llamadas y solicitudes.

Según Deloitte, este 2022, el 40% de los Españoles afirma que gastará más en sus compras navideñas este año. Las categorías de ocio (+29%) y de regalos (+12,4%) son las que reflejan un mayor incremento en la intención de gasto.

Esta temporada probablemente también implique una escalada del tráfico web, ventas e interacciones con los clientes. Según esta investigación de Forbes, el 68% de las organizaciones afirmaron haber visto un mayor aumento en las consultas de servicio al cliente durante la temporada navideña de 2020 en comparación con la temporada navideña de 2019.

Para estar listos para el ajetreo navideño, prepara a tu equipo de atención al cliente con antelación. De lo contrario, podrías encontrarte con que el personal se ve abrumado por el aumento de la carga de trabajo, lo que acabaría con un servicio de atención al cliente deficiente y clientes insatisfechos.

8 consejos para prepararte a tiempo

1. Invierte en personal y/o formación

Si tu empresa está experimentando picos de trabajo durante las vacaciones, probablemente necesite más personal, verdad? Esto es fácil de decir, pero difícil de ejecutar, ya que los procesos de selección pueden extenderse en el tiempo y tu presupuesto de este año puede no haber considerado esta posibilidad.

No olvides que puedes plantearte subcontratar personal de manera temporal. Otra opción es dejar que el personal que ya tienes ayude con las tareas relacionadas con la atención al cliente. Sea cual sea tu elección, recuerda que todos ellos necesitarán una formación adecuada.

Si cada año contratas personal adicional para las vacaciones, tendrás que dedicar mucho tiempo a buscar, formar y contratar a ese personal. Por supuesto, cada contratación costará dinero, así que asegúrate de planificar cuántas personas necesitas exactamente. Tanto si contratas personal a tiempo parcial como si dejas que otros empleados ayuden, necesitan una incorporación eficaz. Los contratados deben aprender sobre los productos y servicios, las preguntas y respuestas más frecuentes, así como habilidades técnicas y de comunicación.

2. Revisa tu proyección de demanda

La mejor manera de asegurarte de que dispones de la cantidad adecuada de agentes cuando se acercan las Navidades es revisar tu proyección de demanda o previsión de atención al cliente. Puedes consultar los datos históricos de las Navidades del año pasado para determinar cuántas interacciones hubo entonces y hacer predicciones para este año. Será mucho más fácil sabiendo qué esperar y cuántos agentes necesitarás para gestionar la creciente carga de trabajo.

Si contratas a demasiados agentes, gastarás dinero innecesariamente y acabarás con agentes de brazos cruzados, todo esto sin mejorar tu CX. Si el número de agentes es demasiado bajo, tus empleados podrían quemarse, y las colas más largas pueden dar lugar a un mal servicio al cliente y a clientes insatisfechos.

3. Configura preguntas frecuentes y un chatbot en la web

Tener acceso a artículos con respuestas a las preguntas más frecuentes es útil tanto para los nuevos agentes como para los clientes. Si todavía no tienes una, crea una base de conocimientos en tu sitio web, preferiblemente en conexión con tu blog o similar.

Otra cosa que puede ayudar a aliviar a los agentes es establecer un flujo de chatbot que pregunte al visitante del sitio web qué está buscando o con qué está relacionada su pregunta. Digamos que el chatbot pregunta: «¿En qué puedo ayudarle?». El bot puede entonces ofrecer algunos temas comunes sobre los que los clientes suelen consultar, como el envío, el pago o las devoluciones. De este modo, al visitante le resultará más fácil encontrar el área adecuada, y tu podrás dirigir el ticket al equipo más adecuado para atender esa pregunta. Las soluciones de omnicanalidad son clave, ya que permitirán a tus agentes seguir la conversación con los clientes independientemente de la mezcla de canales que utilicen para contactarte.

4. Actualiza horarios de apertura y ajusta los mensajes de bienvenida

La IVR (respuesta de voz interactiva) permite a la persona que llama hablar rápidamente con el agente más adecuado a través del teclado de su teléfono. Además, la respuesta de voz interactiva (IVR) tiene varias ventajas, como poder saludar correctamente a los clientes cuando llaman o que los empleados ahorren tiempo al no tener que transferir las llamadas manualmente. En definitiva, la IVR agiliza el trabajo y reduce costes. La satisfacción de los clientes también será mayor al no tener que esperar cuándo llaman y poder hablar con la persona más indicada a la primera.

Si aún no lo tienes, añade un mensaje profesional de bienvenida en la centralita que informe a tus clientes de la próxima campaña navideña. No está de más que menciones tus horarios de apertura o que los tiempos de respuesta pueden verse afectados. También puedes agregar la música que quieras, Mariah siempre tiene una buena respuesta para estas épocas.

5. Colas

Con la cantidad de trabajo en aumento y la incorporación de más personas al equipo de atención al cliente, hay que priorizar herramientas inteligentes que faciliten el trabajo. Aquí es donde entra en juego la gestión de colas, ya que se torna imprescindible revisar la estrategia de llamadas (es decir, cómo se asignan las llamadas a los miembros de la cola).

Si no tienes claro cómo pueden cambiar tus necesidades en estas épocas de alta demanda, no te preocupes! Con 20 años en el mercado lo hemos visto todo, y nuestro equipo puede ayudarte a montarlo sin costes adicionales.

6. Planifica para las vacaciones de los empleados

El uso de perfiles es la mejor forma de saber quién está disponible. El nombre del perfil muestra, por ejemplo, qué otros agentes están disponibles, en una reunión, de vacaciones o enfermos.

Utiliza perfiles para gestionar cómo deben recibir las llamadas los usuarios, y ten claro cómo establecerlo en toda la organización. Los departamentos y funciones similares deberían tener perfiles parecidos para hacerlo lo más sencillo posible.

Para aquellos que utilizan Microsoft Teams, Numintec ofrece funciones de sincronización de presencia. Es una función que ofrece actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de sus usuarios. Será más fácil ver si un empleado está disponible, lo que resultará valioso para los agentes que busquen ayuda, que podrán ver al instante a quién deben contactar.

7. Obtén información específica para cada caso

Tu contact center puede proporcionar herramientas inteligentes e información valiosa, pero debes saber aprovecharlas. Integrar tu centralita con el CRM facilitará a los agentes el seguimiento de sus interacciones con los clientes y el acceso a toda la información que necesitan en cada momento, haciéndolos más productivos y eficientes.

En resumen, la principal ventaja de integrar su telefonía con su CRM es mejorar tus relaciones con los clientes. Los agentes tienen acceso a datos sobre el cliente en tiempo real (e incluso antes) y las interacciones anteriores. Y cuando un cliente llame, los agentes pueden ver automáticamente su información personal y su perfil. Para dar una cuota adicional de empatía, los clientes que se pongan en contacto para hacer un seguimiento de un asunto en concreto pueden ser dirigidos al agente que atendió su llamada anteriormente.

8. Acorta el tiempo de resolución y la resolución en el primer contacto

La rapidez con la que un agente puede ayudar a resolver una solicitud de un cliente es siempre esencial para un equipo de atención al cliente. Aún más durante las temporadas altas. Por eso, si aún no lo has hecho, deberías familiarizarte con el tiempo de resolución, es decir, el tiempo que tarda un agente en resolver un problema.

Y ya que hablamos de esto, fíjate también en la resolución en el primer contacto, es decir, la posibilidad de que un agente resuelva una incidencia en el primer intento. Como la presión es mayor durante las vacaciones, es probable que los agentes tarden más en responder a las llamadas o a los mensajes, lo que podría provocar el enfado de los clientes. Por lo tanto, formar al personal para que responda rápidamente a las preguntas de los clientes y dé respuesta a las cuestiones más comunes puede ayudar a aumentar la resolución en el primer contacto y, con ello, la satisfacción del cliente.

La mejor forma de aprovechar el tiempo libre de otros equipos

El equipo de atención al cliente está muy ocupado, pero ¿y el resto de la empresa? El potencial tiempo de inactividad de otros departamentos puede utilizarse para tareas que aporten valor.

Refuerza los conocimientos internos mediante la reconversión o el perfeccionamiento profesional

A los empleados con menos que hacer, permítales invertir ese tiempo extra en sí mismos y en sus habilidades. Mejorar las competencias significa que los empleados puedan actualizar y perfeccionar una habilidad ya existente. Por ejemplo, uno de tus desarrolladores puede querer mejorar en un determinado lenguaje de programación.

En cambio, la reconversión consiste en añadir nuevas competencias, por ejemplo, si otro desarrollador quiere hacer un curso de un nuevo lenguaje de programación. Ambas formas contribuyen a aumentar el compromiso de los empleados y a reforzar la cultura corporativa.

Realiza una auditoría de seguridad

Los periodos de menor actividad son también el momento perfecto para invertir en seguridad IT. Realizar una auditoría de seguridad implica revisar algunos aspectos de la operativa tecnológica de tu empresa y asegurarte de que se siguen las mejores prácticas.

Resumen

Con unos preparativos bien meditados y aprovechando tus herramientas digitales, la temporada navideña puede transcurrir sin sobresaltos. Repasa tu plan de demanda y los datos de años anteriores para tomar una decisión informada sobre las necesidades de personal y saber si necesitas contratar nuevas personas. Utiliza tus herramientas para prepararte mejor para la próxima temporada y proporcionales a tus clientes una atención excelente durante todo el periodo, por ejemplo, con la ayuda de un chatbot en tu sitio web.

Por último, no olvides asegurarte de que tu personal de atención al cliente tiene todo lo que necesita para hacer su trabajo de la mejor manera. Si estás interesado en una solución de comunicación para que las fiestas transcurran sin sobresaltos, echa un vistazo a las soluciones de Numintec.

Black Friday: Cómo preparar a tu equipo de atención al cliente

El Black Friday obliga a que tu equipo de atención al cliente esté bien preparado, ya que es uno de los días de compras más importantes del año. Quizá incluso el más importante. Para asegurarte de que tu equipo de atención al cliente está preparado para ofrecer la mejor experiencia posible, te dejamos nuestros mejores consejos para el Black Friday.

¿Cuál es la historia del Black Friday?

Para muchos estadounidenses, el Black Friday es una pieza clave de su tradición de Acción de Gracias, ya que siempre se celebra un día después de “Thanksgiving” (el cuarto jueves de noviembre). Pero inicialmente, el término Black Friday no estaba relacionado con el comercio para nada. Se cree que se utilizó por primera vez en 1869, cuando los precios del oro provocaron un desplome del mercado que causó importantes efectos perjudiciales en la economía estadounidense.

Luego, durante los años 1950-1960, se conoció como el término actual, aunque con una connotación bastante negativa. Fue acuñado por la policía de tráfico de Filadelfia, que temía el Viernes Negro ya que representaba el inicio de la temporada de compras navideñas. Significaba atascos masivos en toda la ciudad debido a la desesperación de la gente por comprar.

La continua evolución del concepto del Black Friday

El Black Friday se ha convertido en una parte integral de la industria minorista tanto física como digital, y como el comercio electrónico sigue creciendo, el concepto del Black Friday se vuelve más digital cada año.

En 2021, el comercio electrónico alcanzó la friolera de 8.900 millones de dólares en transacciones en Estados Unidos. Las compras en las tiendas disminuyeron, por lo que el gasto general podría seguir moviéndose a los canales digitales. En el Black Friday también se produjo un cambio en el comportamiento de los consumidores, ya que los teléfonos inteligentes acapararon el 44,4% de las transacciones digitales, un aumento del 10,6% con respecto al Black Friday de 2020. 

En los últimos 10 años, el Black Friday se ha vuelto cada vez más popular en España, tanto en tiendas físicas como en e-commerce. El precio medio del carrito de compra ha pasado de una media de 128€ en 2019 a 151€ en 2020, un 18% mayor.

Para 2022, Deloitte espera que las ventas durante las fiestas crezcan un 4-5%

6 formas de preparar a tu equipo de atención al cliente para el Black Friday 

Pero, ¿qué significa el Black Friday para los servicios de atención al cliente? ¿Cómo nos preparamos? Aquí están nuestros seis mejores consejos:

1. Piensa en aumentar tu personal

El Black Friday no solo suele provocar un aumento del número de clientes, sino también de sus preguntas y problemas con los que hay que ayudarles. Así que empieza por calcular cuánto personal más podría ser necesario añadir al equipo de atención al cliente para atender estas consultas y ser responsable de colas específicas. 

2. Utiliza enrutamiento inteligente

¿Utilizas enrutamientos inteligentes? Si no es así, deberías configurarlo lo antes posible. Con “smart routing”, los clientes que llamen, envíen mensajes de texto o te contacten a través de redes sociales serán remitidos directamente al lugar y a la persona adecuados. 

3. Actualiza tu mensaje de bienvenida

Con las épocas que se avecinan, es posible que quieras que tus clientes sepan que pueden tener que esperar un poco más de lo normal. Actualiza tu mensaje de bienvenida con una frase adicional como: «Nuestro tiempo de respuesta actual es más largo de lo habitual. En breve estaremos contigo».

4. Mejora tu gestión de colas

Los responsables de atención y soporte al cliente deben estar al día sobre el estado de las cosas en el contact center, y esto es especialmente importante durante las temporadas altas. Deben tener información sobre la disponibilidad de los agentes y ver quién está ausente o disponible. Un contact center moderno debería ser capaz de proporcionarles estadísticas sobre las colas con más gente en espera. Así podrías tomar medidas en base a esa información, como añadir más miembros del equipo de soporte a la cola si está muy ocupada.

Reducir el tiempo de resolución es muy importante durante el Black Friday porque si los agentes tardan demasiado en responder o resolver un problema, puedes perder una venta. Si tu contact center no está a la altura, puede que tengas que buscar una nueva solución. Con el add-on de analytics de Numintec, puedes generar cuadros de mando específicos para proyectos o momentos de alta demanda, obteniendo información en tiempo real de los indicadores que a ti te interesan.

5. Aprovecha tus datos

Durante periodos intensos como el Black Friday, hay una mayor necesidad de obtener información específica como, por ejemplo, las ofertas que elige el cliente. Si has integrado tu contact center con tus herramientas de negocio, será particularmente valioso para darte una visión general de todas las estadísticas, informes y datos que te permitan optimizar tu tasa de éxito.

6. No olvides el potencial del chat en vivo

Es habitual que los clientes se queden atascados en la página de pago por diversos motivos, como no estar seguros de si deben seguir adelante con la compra. Si añades un mensaje de chat emergente a la página de pago, tu equipo de atención al cliente puede ayudar al cliente a terminar la compra, aumentando la tasa de conversión. Prueba el chat web con antelación para asegurarte de que funciona correctamente. Esto también te ayudará a dimensionar la cantidad de agentes que necesitas.

Otro consejo para el chat es crear un banner o una ventana emergente en tu web que enlace con las rebajas del Black Friday. Además, puedes utilizar mensajes de chat automatizados para dirigir a los visitantes a la página de ventas o iniciar conversaciones con tu equipo de atención al cliente. Así, te garantizas que todos los visitantes reciban una cálida bienvenida.

Refuerza tus capacidades

Para que tu equipo de atención al cliente pueda ofrecer un servicio de primera clase durante la intensa temporada de vacaciones, debe estar bien equipado. Dado que este día y el período anterior y posterior al Black Friday pueden no ser un día como cualquier otro, la necesidad comunicar eficazmente es vital.

Una solución cloud

Una solución de telefonía basada en la nube ayuda a lograr una comunicación interna rápida y eficaz. Así, la telefonía, el chat, los canales sociales y tu contact center se reúnen en una sola plataforma. Puedes integrar tu CRM y otros sistemas, lo que significa menos molestias para sus empleados. El equipo de atención al cliente puede comunicarse fácilmente a través de un chat interno u organizar rápidamente una reunión por vídeo o una conferencia telefónica. 

Teletrabajo

Como la centralita está en la nube, puedes permitir que el equipo de atención al cliente trabaje desde donde quiera. Esto es especialmente útil si necesita aumentar el número de agentes y tienes poco tiempo o espacio para hacerlo.

Identificación de llamadas

En cuanto alguien llama, los agentes pueden ver de quién se trata -incluso si es un contacto previamente desconocido- y saludarlo con su nombre, haciendo que el cliente se sienta cuidado.

Disponibilidad

Deja que todos los miembros del equipo sincronicen sus calendarios con la telefonía. De este modo, todos pueden ver al instante quién está disponible y quién no.

En conclusión: ¡Prepárate para el Black Friday!

Para asegurarte de que todo está listo para el periodo más intenso del año es necesario planificar con antelación. La carga de trabajo aumentará y contar con apoyo adicional es un primer paso. Si hoy utilizas una solución de contact center que funciona bien, ¡fantástico! Asegúrate de aprovechar todas las funcionalidades disponibles, como la omnicanalidad, y manténte al día con los datos recogidos por el sistema.

Si estás considerando invertir en una nueva solución, estaremos encantados de hablar de las ventajas de Numintec. Trabajamos con empresas de todos los tamaños, y nuestra solución es perfecta para empresas del sector minorista, retailers y e-commerce.

WhatsApp para atención al cliente en las empresas: ¿por qué? ¿cómo? ¿para qué?

Por qué las empresas utilizan WhatsApp como canal de atención al cliente

Estar donde están tus clientes se ha convertido en una de las reglas de oro para los negocios. Según Meta, hoy hay más de 2 mil millones de personas en más de 180 países que utilizan WhatsApp como su aplicación de mensajería. Con estas cifras, ya nos podemos hacer una idea general del dónde.

Tradicionalmente, las empresas han utilizado la telefonía, webchats e emails como los canales predilectos para la atención al cliente. Sin embargo, las preferencias de los consumidores están cambiando, y nuestra capacidad para ofrecer conversaciones gratificantes y personalizadas se vuelven clave para poder satisfacer sus expectativas.

Inmediatez

Enviar un mensaje de WhatsApp puede tomar, como mucho, algunos segundos. A diferencia de los tiempos de respuesta que tienen el teléfono o el email, WhatsApp es por definición una promesa de velocidad e instantaneidad. Implementando WhatsApp en tu contact center, tus clientes pueden obtener soporte al instante sin tener que salir de la aplicación que usan todo el tiempo.

Empatía

La atención al cliente vía WhatsApp es una novedad, pero la realidad es que todos utilizamos WhatsApp principalmente para interactuar con amigos y familia. Que tu marca pueda formar parte de ese ecosistema hará que sea percibida con una cuota adicional de cercanía, y te permitirá darles a tus clientes ese cariño adicional que marcará una gran diferencia en tu experiencia de cliente.

Flexibilidad

Si tienes internet, tienes WhatsApp. Esto lo convierte en una herramienta super accesible y, al contar un histórico de los mensajes almacenado, los clientes pueden retomar las interacciones cuando ellos lo deseen. Además, los agentes ganarán visibilidad sobre el historial del cliente, podrán contextualizar la situación, y continuar la conversación a partir del último mensaje.

Cómo usar WhatsApp para atención al cliente

Para implementar WhatsApp como canal de atención al cliente necesitarás una cuenta de WhatsApp Business. Y es aquí donde debes tomar tu primera decisión, ya que WhatsApp ofrece dos tipos de cuentas business: WhatsApp Business App y WhatsApp API.

WhatsApp Business App está diseñada para organizaciones muy pequeñas y no ofrece funcionalidades para múltiples usuarios ni automatizaciones, mientras que la API de WhatsApp es la solución indicada para empresas que cuentan con equipos de atención al cliente.

Debes saber que si piensas en implementar WhatsApp como un canal de atención al cliente, lo más probable es que necesites utilizar WhatsApp API. Para ello, necesitarás apoyarte en una solución omnicanal, ya que la API no incluye una interfaz de usuario.

Un contact center omnicanal te permitirá unificar todas las interacciones, sin importar el canal, en una única pantalla de agente. Así, tus clientes no tendrán que repetirse una y otra vez al interactuar con diferentes personas y en diferentes instancias. De esta manera, también podrás obtener analíticas avanzadas y métricas sobre lo que sucede en WhatsApp o cualquier canal social como si se tratara de conversaciones telefónicas.

Algunos casos de uso

1. Resuelve consultas de tus clientes

Agregar WhatsApp a tus canales de atención expande tus capacidades y aumenta tu disponibilidad. Las soluciones omnicanal equipan a tus agentes con información histórica de las interacciones con tus clientes para ofrecer conversaciones personalizadas de tú a tú, y poder estar listos para resolver cualquier consulta, independientemente del canal por el que te contacten.

Hazles saber a tus clientes que estás disponible en WhatsApp poniendo tu numero visible en la web, páginas de contacto, social media y hasta en la firma de tus agentes.

2. Automatiza tu FAQ

A pesar de que muchas empresas tienen un apartado de preguntas frecuentes en sus sitios web y manuales, los clientes siguen prefiriendo obtener respuestas a partir de interacciones. WhatsApp puede ser particularmente útil en este punto, especialmente si creas un chatbot con este propósito. De esta manera, puedes automatizar las respuestas a ciertas preguntas para optimizar tus tiempos de respuesta y liberar el tiempo de tus agentes para las consultas más demandantes.

Por último, si no ofreces atención 24/7, puedes configurar mensajes de fuera de hora para que los clientes sepan cuándo esperar una respuesta humana.

3. Obtén feedback

Lo que tus clientes piensan de tu empresa es información clave para tu negocio y puedes convertirlo en una ventaja competitiva. Profundiza tu metodología VoC (voice of customer) y aprovecha WhatsApp para solicitar valoraciones y comentarios a tus clientes. Al tratarse de un canal conversacional, tus preguntas y encuestas de satisfacción serán percibidas de manera más natural. Al mismo tiempo, tus clientes serán más propensos a contestar gracias a lo intuitivo y fácil que se lo pones.

4. Fotos y videos para soporte técnico

¿Cuántas veces has tenido un problema y deseado poder tener al técnico que te atiende físicamente a tu lado? Adoptando WhatsApp como canal de atención, permites a tus clientes intercambiar fotos, videos y hasta documentos con tus agentes. Así, optimizarás la comunicación, acelerarás tus tiempos de resolución, y evitarás obligar a tus clientes a saltar entre canales en función de lo que necesitas de ellos.

5. Mantén a tus clientes informados

Las preferencias de los clientes son muy distintas en función de sus aspectos demográficos y psicográficos. Esto también aplica a la manera en la que interactúan con tu empresa: la generación del baby boom probablemente prefiera intercambiar emails o hablar por teléfono, mientras que la generación Z no dude en elegir los canales sociales. 

Adáptate a tus clientes y mejora las experiencias que provees permitiéndoles elegir su canal de comunicación preferido, tus audiencias te lo agradecerán.

Moderniza tu CX con WhatsApp

WhatsApp provee un canal más que eficiente para las comunicaciones con clientes, ya sea para responder sus consultas, recabar sus opiniones o mantenerlos al tanto de las cosas.

Según Meta, la mensajería privada sigue siendo una de las formas de comunicación con mayor crecimiento. Sólo en WhatsApp se intercambian más de 100 billones de mensajes por día, pero muchas de estas conversaciones suelen estar fragmentadas en diferentes aplicaciones.

La omnicanalidad ya se ha convertido en un aspecto indispensable de la atención al cliente moderna, y el alcance masivo de canales como WhatsApp nos abre un nuevo mundo de posibilidades para construir relaciones empáticas y duraderas con nuestros clientes.

Cómo escribir unas buenas políticas corporativas de telefonía

¿Tienes claro lo que deben cubrir las reglas corporativas de uso de la telefonía? Muchas empresas saben que deben tener una guía, pero la ejecutan de forma desordenada y eso puede ser peor que no tenerla. Así que arremángate, porque aquí te damos algunos puntos que no debes olvidar a la hora de redactarla.

Un enfoque integral de la telefonía

Si ya tienes una política de telefonía y un sistema de telefonía apropiado, es posible que una o dos cosas sigan sin funcionar. Puede que algunos empleados no hayan grabado un mensaje personal en el buzón de voz, que otros se olviden de configurar los desvíos correctamente y que a un tercero se le haya caído el teléfono por enésima vez. Si creas una política corporativa clara y directa que especifique qué rutinas y procesos se aplican, evitarás fácilmente los problemas más comunes relacionados con la telefonía, y contribuirás al espíritu de equipo de la empresa.

Consejo. Consulta a los expertos internos. Aunque el director de marketing debería ser el responsable del documento de políticas, es una buena idea que varias personas participen en su creación. Los jefes de ventas y marketing seguro que tienen mucho que aportar, pero el jefe de informática y la recepcionista pueden tener una mirada valiosa respecto de cómo deben instalar o actualizar sus teléfonos los empleados, o de la mejor manera de responder en una cola telefónica.

¿La parte más importante de la política? El «por qué» de la empresa.

Antes de sentarte a escribir tus directrices, debes definir por qué las necesitas en primer lugar. Asegúrate de describir su propósito brevemente en la introducción, para que cada empleado pueda leer exactamente por qué es importante y cómo afectará a la organización si no maneja su telefonía de forma adecuada. Los empleados suelen sentirse estresados por las continuas llamadas telefónicas entrantes, pero hay que tener presente que la empresa ha invertido tiempo, energía y dinero para generar esas llamadas. Cada llamada debe tratarse con respeto: ¡puede haber todo un negocio detrás de ella!

Las empresas que no tienen teléfono en absoluto pierden la oportunidad de agilizar el que podría ser su canal de comunicación más importante. Si, por el contrario, tienes una política pero no defines su objetivo, sólo dará lugar a quejas de los empleados (y a nadie le importará). Para decirlo sin rodeos: No contestar bien al teléfono es tan contraproducente como derribar las vallas publicitarias de tu empresa.

Lo que esperas de los empleados

Para dejar claro lo que implican las políticas de telefonía en la práctica, es clave que definas lo que esperas de quienes la van a utilizar. Dedica tanto tiempo como el que dedicas a tu marca y a tu marketing a la comunicación cara a cara con los clientes, tanto hablada como escrita.

Ejemplos de lo que debe cubrir la política de telefonía:

● Cómo manejar tu extensión. ¿Qué pasa si alguien llama mientras estas reunido, enfermo o de vacaciones? Cómo se redirige a la persona que llama?

● Cómo manejar tu teléfono móvil. Un smartphone moderno puede ser más caro que un ordenador de trabajo. Cómo se espera que cuides tu teléfono? Con qué frecuencia se te entregará uno nuevo? Qué ocurre si lo pierdes o lo rompes?

● ¿Cuáles son las responsabilidades de los jefes? En una organización hay varias personas clave que no sólo son responsables de su propia telefonía, sino también de supervisar equipos y compañeros.

● Cómo manejar los desvíos. Al configurar desvíos o diferentes perfiles en el teléfono, se puede elegir qué número se mostrará a la persona que llama, cómo se desviarán las llamadas, cuándo irán al buzón de voz, cómo se muestran los números durante las horas de trabajo y fuera de la oficina.

● Cómo gestionar las llamadas. Establece rutinas sobre la frecuencia con la que debes comprobar tu buzón de voz y cuándo debes responder a la persona que te llama como máximo. ¿Es en 24 horas o en 2?

● Tus paquetes de datos. Las empresas grandes con muchos empleados necesitan regular los datos para las diferentes líneas. Cuántos GB necesitas realmente?

● ¿Qué pasa con los teléfonos móviles personales? Cuándo y cómo deben conectarse los teléfonos móviles personales al sistema de telefonía?

● ¿Cómo se responde al teléfono? Qué frases de saludo debo utilizar? Qué debe decir cada empleado para su mensaje de voz? Quieres IVRs que dirijan al cliente a las personas adecuadas?

● ¿Qué pasa con los diferentes roles dentro de la organización? Los diferentes puestos tienen diferentes necesidades en cuanto a disponibilidad y rutinas. ¿Debe estar tan disponible un comercial como un recepcionista o alguien de soporte?

Una llamada siempre es importante

A la hora de crear tus políticas de telefonía, es esencial mantener a los clientes como punto central de atención en todo momento. Hoy en día, muchas personas prefieren comunicarse con las empresas a través del correo electrónico o el chat, así que cuando llaman, probablemente sea por algo importante. La persona al otro lado de la línea quiere hablar con alguien cuanto antes. Las llamadas telefónicas siguen siendo las manera mas eficiente para resolver un problema, tenlo presente mientras escribes tus políticas de telefonía.

Cómo conectar tu centralita con Microsoft Teams – paso a paso

¿Llegó el momento de integrar tu telefonía con Teams? Es más fácil y rápido de lo que piensas. En esta guía te explicaremos todo lo que necesitas para empezar a emitir y recibir llamadas directamente en Teams. También te daremos algunos consejos inteligentes para que la implementación se realice sin problemas en toda la organización.

1. Asegúrate de tener las licencias correctas

El primer paso es asegurar que tienes las licencias apropiadas de Microsoft 365 que sean compatibles con telefonía y centralitas cloud (ya sea E1, E3 o E5). Con las licencias E1 o E3, también necesitarás el complemento propio de Microsoft para la telefonía, Microsoft Phone System, para que todo funcione.
También puedes hacerlo con Microsoft 365 Business, con las versiones Basic, Standard o Premium. Para estas licencias, necesitas el complemento Microsoft 365 Business Voice.
Para poder conectar tu centralita a Teams, necesitarás contar con una solución de telefonía basada en cloud. De lo contrario, la integración no funcionará. La mayoría de los operadores más conocidos han desarrollado su propia solución de centralita compatible con Microsoft 365. Por ejemplo, puedes integrar la solución de Numintec con Teams de manera nativa, sin necesidad de hacer ajustes o configuraciones.

2. Prepara tu negocio para la adopción

Hoy en día, una solución de telefonía no es solo un proyecto de IT, sino algo que toda la organización necesita y en lo que deben participar todos. Es necesario involucrar a tus compañeros desde el principio para que la implementación sea lo más fluida posible.
Asegúrate de trabajar cerca de los usuarios incluso después de la implementación, y ayúdalos y provee soporte. Una aplicación de telefonía moderna como Teams suele aportar una manera sencilla e intuitiva de trabajar. Al mismo tiempo, como herramienta de colaboración, puede ser compleja y tener miles de posibilidades. Por eso no basta con una formación de media hora, sino que es imprescindible seguir desarrollando y mejorando tus métodos para sacar el máximo partido al sistema.

3. Deja que IT y tu proveedor se encarguen de la configuración técnica

El rol del departamento de IT en la integración es simple: todo lo que necesitan hacer es configurar los usuarios en Microsoft. Tu proveedor te dará los números de todos los empleados. A continuación, solo tienes que conectar los números a los usuarios en el portal de Microsoft 365.
El proveedor de telefonía conectará la solución a la nube a través de direct routing. Cuando la configuración esté hecha y todos tus números -tanto fijos como móviles- estén configurados en  Microsoft, los empleados podrán empezar a hacer y transferir llamadas directamente en Teams.

4. Cada usuario configura su perfil personal

En Teams, cada usuario debe personalizar la configuración de uso de su teléfono. Cuando tu sistema de telefonía está conectado a Microsoft, hay un número infinito de maneras de atender llamadas, y se requiere de una estructura para gestionarlo eficientemente. Por ejemplo, se puede decidir que una llamada vaya tanto al ordenador como al teléfono, o que llame durante 30 segundos al ordenador y luego al teléfono.
Aquí, la empresa debe establecer reglas y directrices para hacerlo más fácil para a todos. De esta manera, todos los usuarios de un departamento deberían tener las mismas rutinas.

5. Utiliza los equipos adecuados

Aparte de que cada usuario tenga la configuración correcta en Teams, es igualmente importante que también tenga el hardware adecuado para gestionar sus llamadas de forma eficaz. Los usuarios que necesiten un teléfono móvil para su trabajo deben conseguir uno, por supuesto, y todos los que atiendan las llamadas en su ordenador necesitan unos auriculares decentes.
Algunas empresas necesitan soluciones de conferencia más avanzadas con cámaras web, altavoces, micrófonos y pantallas para salas de reuniones. Microsoft ha desarrollado el sistema de salas de Teams (Teams Rooms System) con soluciones llave en mano que se integran perfectamente con el software. Tendrás la plataforma más competente del mundo, así que asegúrate de que el equipo está a la altura.

6. ¡Mantente actualizado!

Teams se actualiza constantemente con nuevas e interesantes características. Pero quién es el primero en recibirlas es completamente aleatorio. La cuestión es que Microsoft no lanzará todo a la vez para todo el mundo; en cambio, tu empresa puede ser una de las primeras en probar algo nuevo. Pueden ser características tanto importantes como menores, desde la posibilidad de cambiar el fondo en una reunión de vídeo hasta subtítulos directos en una llamada en curso.

Por eso es fundamental estar al día y atento a las novedades cuando aparecen en Teams. También es importante recomendar cómo deben utilizarse las nuevas funciones para obtener el mejor resultado. Algunas de ellas pueden ser de gran valor, tanto para la colaboración interna como para la comunicación con los clientes.

4 razones para integrar tu telefonía con tu CRM

Los sistemas de telefonía, contact centers y centralitas, se han convertido en elementos esenciales de los negocios, permitiendo la comunicación interna y externa, y enrutando las llamadas a las personas adecuadas. Las soluciones en la nube pueden ofrecer aún más valor al proporcionar un potencial de escalabilidad casi infinita y menores costes, liberando de las limitaciones de las soluciones on-premise.

Sin embargo, migrar a la nube no es la única forma de sacar más partido a la telefonía. Las soluciones de CRM también son una herramienta de valor incalculable que ayudan realizar un seguimiento de cada interacción con clientes y prospectos. La integración de la telefonía con tu sistema CRM te proporcionará un abanico de ventajas y sinergias.

En este artículo, hablaremos de 4 excelentes razones para integrar tu PBX o Contact Center con tu sistema de CRM.

1. Mayor productividad y eficiencia

Para maximizar los ingresos, los comerciales deben establecer relaciones de alta calidad con los clientes y posibles clientes. Las soluciones de CRM les ayudan a mantenerse conectados con los clientes y al día en estas relaciones.

Sin embargo, sin la integración del CRM, resulta mucho más difícil hacer un seguimiento de las interacciones con los clientes. Los datos tendrán que introducirse manualmente en el CRM, lo que supone una valiosa pérdida de tiempo y esfuerzo. Según HubSpot Research, los comerciales dedican el 17% de su tiempo a la introducción de datos, y sólo un tercio de su tiempo a vender realmente.

Al realizar la integración con el CRM, los vendedores tienen un acceso más fácil a la información que necesitan para hacer bien su trabajo, haciéndolos más productivos y eficientes. Por ejemplo, el historial de llamadas de ventas, las grabaciones de las llamadas y los mensajes de voz pueden enviarse automáticamente desde la centralita al CRM.

Además, al integrar sus sistemas, los agentes de ventas tienen acceso a información en tiempo real sobre la persona que está al otro lado de la línea. Esto puede ayudar a sus vendedores a presentar argumentos más contundentes y convincentes y, en última instancia, a cerrar más oportunidades.

2. Romper los silos de datos

La explosión del big data ha hecho que las organizaciones tengan más información que nunca. Según un estudio de IDG, la empresa media gestiona ahora 163 terabytes (163.000 gigabytes) de datos.

Por desgracia, muchos de estos datos siguen siendo inaccesibles para las personas que realmente los necesitan. Los expertos en negocios han acuñado el término «silo de datos» para hablar del fenómeno en el que un repositorio de información está restringido para el uso de un solo equipo o departamento, ya sea intencionadamente o no.

Los silos de datos son un serio impedimento para la optimización de las operaciones y traban la obtención de valiosos conocimientos e insights. En una encuesta realizada por Adobe en 2018, el 37% de los encuestados afirmó que los silos de datos son uno de los principales retos para crear una visión general de los clientes de una empresa.

La integración de la telefonía con el CRM es una táctica esencial para romper los silos de datos dentro de tu organización. Al garantizar el libre flujo de datos entre estos dos sistemas, ayudarás a que todos los empleados tengan acceso a la información que necesitan para destacar en su trabajo.

3. Business Intelligence (BI) mejorada y analytics

Sin un conocimiento profundo de los clientes y de los procesos empresariales, te costará seguir el ritmo de los competidores que toman desiciones basadas en datos. La buena noticia: al romper los silos de datos mediante la integración de la telefonía y el CRM, tu organización disfrutará de acceso a una mejor inteligencia empresarial.

Por ejemplo, los directores de ventas necesitan ver el rendimiento de sus comerciales para gestionar cada interacción con el cliente con el cuidado que merece. Si un agente de ventas específico tiene llamadas telefónicas con un cliente en particular que son más largas que el promedio, los gerentes pueden investigar y tomar la acción apropiada. Esto podría ser enviar al cliente cierta información, o asignar un segundo agente para ayudar con la cuenta. 

Además, al hacer un seguimiento de las métricas y los KPI más importantes de las ventas y los clientes a lo largo del tiempo, puedes juzgar la eficacia de las prácticas comerciales a largo plazo. Disponer de más información sobre las relaciones con los clientes y el funcionamiento interno de su equipo de ventas es siempre positivo, por lo que es una de las ventajas más significativas de la integración.

4. Clientes más contentos

El objetivo principal de cualquier software CRM debería ser mejorar las relaciones con los clientes. La integración de los sistemas de telefonía y CRM garantiza que tus clientes y prospectos siempre sean tratados con la atención y el nivel de detalle que merecen.

La integración con el CRM hace que las personas de ambos lados de la llamada sean más felices. Tu empresa tiene acceso a datos en tiempo real sobre el cliente e interacciones anteriores, y puede utilizarlos para adaptar sus argumentos de venta o anticiparse mejor a las preguntas y necesidades del cliente.

Cuando un cliente realiza una llamada, los agentes de atención al cliente pueden ver automáticamente su información personal y su perfil, incluidas las interacciones anteriores entre el cliente y tu empresa. Los clientes que llamen para hacer un seguimiento de una incidencia técnica, por ejemplo, pueden ser dirigidos al agente que atendió su llamada anteriormente.

En última instancia, la integración de los sistemas de telefonía y CRM permite reducir los tiempos de espera, optimizar las llamadas y aumentar la satisfacción de los clientes.

Conclusión

Las integraciones son un tema candente en estos días, ya que las organizaciones de todos los tamaños e industrias buscan generar convergencias entre las personas que cada vez se encuentran mas deslocalizadas geográficamente. La integración PBX-CRM es una herramienta poderosa y eficaz para mejorar la productividad de ventas, obtener información más inteligente basada en datos y ofrecer una experiencia de cliente superior.

Numintec ofrece una sólida plataforma de centralita y contact center en la nube, rica en funcionalidades, que puede integrarse fácilmente con una variedad de software empresarial de terceros, incluyendo CRMs como Salesforce y Zoho, y sistemas de ticketing como Zendesk y Freshdesk, entre otros. Para saber más acerca de cómo puedes desbloquear más valor de negocio con Numintec, ponte en contacto con nuestro equipo para agendar una demo.